Tercer Factor «Analizar el proceso y los Sistemas de Información.»
Dicen que «la primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia.» Hay quien incluso atribuye esta frase a Bill Gates
En nuestra experiencia desde infini a la hora de automatizar procesos en cualquier organización hay 6 factores clave para reducir el riesgo de fracaso. Estos además deben ser contemplados de forma secuencial.
Analizar el proceso y los Sistemas de Información.
Muchas veces nos encontramos ante la solicitud para automatizar un proceso donde la mejor respuesta no requiere de una automatización sino de un cambio en el proceso (reingeniería) o simplemente abandonar el proceso.
La evaluación de procesos y sistemas de información es crucial para determinar si la automatización es la solución más adecuada. En ocasiones, identificar la necesidad de una reingeniería del proceso o incluso considerar el abandono del mismo puede ser más beneficioso que la propia automatización.
¿Por qué analizar los procesos y sistemas de información antes de decidir si automatizamos?
Es importante analizar los procesos y sistemas de información antes de decidir si automatizamos por varias razones clave:
Para identificar la idoneidad de la automatización: El análisis previo permite determinar si la automatización es la solución óptima para mejorar la eficiencia y la productividad. Esto evita la automatización innecesaria de procesos que podrían ser mejorados mediante otras estrategias, como la reingeniería de procesos o la optimización de recursos existentes.
Evaluación de costos y beneficios: Analizar los procesos y sistemas de información nos ofrece la oportunidad de evaluar los costos y beneficios de la automatización. Esto incluye considerar el costo inicial de implementación, los posibles ahorros a largo plazo y los beneficios en términos de eficiencia operativa y calidad del servicio.
Comprender las limitaciones y desafíos: El análisis permite identificar las limitaciones y desafíos asociados con la automatización, como la compatibilidad con sistemas existentes, la resistencia al cambio por parte de los usuarios y posibles obstáculos técnicos. Esto facilita la preparación de estrategias para abordar estos desafíos y garantizar una implementación exitosa.
Optimización de recursos: Al analizar los procesos y sistemas de información, se pueden identificar oportunidades para optimizar recursos existentes antes de considerar la automatización. Esto puede incluir la reorganización de tareas, la eliminación de pasos redundantes o la mejora de la eficiencia de los sistemas actuales.
Un ejemplo muy común, automatizar procesos basados en Excel.
Sí, la mayoría de empresas tienen BBDD (Oracle, SAP, Salesforce,…) para gestionar sus operaciones o finanzas, y del mismo modo están repletas de Hojas de Cálculo (Excel) que se utilizan para gestionar procesos fuera de ellos.
Por ejemplo, desde el área de finanzas se solicita un cambio en el BI o la dirección comercial solicita una nueva tabla para analizar las ventas. En consecuencia se realiza una solicitud a IT que la traslada a una cola de «tareas». Pero IT siempre tiene «tareas» planificadas así que deberemos esperar a que se liberen recursos y poder obtener respuesta. Eso nos lleva a «juan palomo» pides los datos (o te los descargas tu mismo) y construyes una hoja de cálculo por tu cuenta.
Una vez la nueva hoja de cálculo entra en el circuito de información de la compañía, se alimenta, crece y da lugar a la participación de otros miembros del equipo hasta que tenemos un proceso manual en primera regla susceptible de ser automatizado.
¿Deberíamos automatizar el proceso manual? ¿Deberíamos recuperar la solicitud inicial a IT y abandonar los hojas de cálculo Excel? ¿Automatizamos los procesos AS-IS o aprovechamos para redefinirlos de nuevo?
Aquí la respuesta es analiza la eficiencia global de los equipos. Aunque este es una métrica de eficiencia industrial debemos trasladar esta visión al resto de áreas para poder comparar el caso de uso con la eficiencia esperada por parte de la automatización.
Primer factor: Consensuar el propósito y las métricas de negocio
Segundo factor: «Alinear las expectativas del usuario final.»